Themen
Rollenkonzept
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Manager
Konfigurieren und administrieren die Webapplikation. Üben meist gleichzeitig auch noch die Planerrolle für den gesamten Betrieb aus, um die Gesamtkoordination sicherzustellen.
Umfangreiche Aktivitätenlisten und Statistiken ermöglichen die gezielte Steuerung.
Neue Mitarbeiter werden durch einen Manager eingeladen. Im Falle eines Austritts überwachen sie den Prozess, um die Vollständigkeit der Daten zu gewährleisten. -
Planer
Sind für die Einsatzplanung einer oder mehrerer Organisationseinheiten verantwortlich.
Dazu stellen sie Einsatzanfragen an Mitarbeiter oder erfassen bei fehlender Verfügbarkeit einen offenen Dienst.
Das Mitarbeiterprofil liefert dem Planer die Entscheidungsgrundlagen für die Wahl des passenden Mitarbeiters. -
Mitarbeiter
Führen stets ihre eigenen Verfügbarkeiten und Abwesenheiten nach. Sie bestätigen Einsatzanfragen der Planer und können für sie passende offene Dienste wählen. Nach erfolgtem Einsatz wird optional die effektive Einsatzzeit sowie allenfalls ein Kommentar erfasst.
Mutationen
- Ist ein Mitarbeiter für einen bereits zugesagten Einsatz verhindert, annulliert er den
Dienst mit Grundangabe in der Applikation oder, falls dies aufgrund der internen
Organisation zu
kurzfristig ist, telefonisch.
Die Frist, ab wann telefoniert werden muss, ist konfigurierbar. - Im Falle einer Annullation wird automatisch ein offener Dienst erstellt, den die andern Mitarbeiter wiederum akzeptieren können.
Konfiguration Planungsprozess
- Die Aufgabenteilung zwischen Managern und Planern ist konfigurierbar.
- Optionale Buchungskontingente je Organisationseinheit ermöglichen die Kostenkontrolle.
- Planungsperioden ermöglichen eine strukturierte, langfristige Planung und die Anwendung von Standardwochen je Poolressource.
Echtzeitinformation für alle
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Startseite
persönlich
Rollen basiertZusammenfassung der relevanten Information
Aktionen wie Zusagen, ablehnen, löschen sind direkt möglich -
Standortunabhängig
Webapplikation
Anstelle eines schwarzen Bretts kann mittels Smartphone, Tablet oder Notebook der aktuelle Planungsstand eingesehen und angepasst werden. Änderungen stehen sofort allen Personen zur Verfügung.
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Kalender
Synchronisation
Ressourcen können ihren Einsatzplan nach einmaliger Einrichtung automatisch mit Outlook oder dem Smartphone-Kalender synchronisieren.
Benachrichtigungen
- Informiert bleiben: Jeder Benutzer kann verschiedene Benachrichtigungen abonnieren, die bei der Ein- und Austragung von Verfügbarkeiten, Buchungen, Zusagen von Einsätzen automatisch durch das System an die beteiligten Personen versandt werden.
- Die Standardnachrichten können mit Kommentaren ergänzt werden.
- Die Information erfolgt per Mail und/oder SMS.
- Mitarbeiter erhalten während den Ferien keine Benachrichtigungen.
- Planer können zusätzlich Stellvertreter und Stationsemailadressen hinterlegen.
Weitere Themen
Konfiguration der Struktur
Manager können jederzeit selbstständig die Konfiguration der Webapplikation anpassen.
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Gesundheitseinrichtungen
Mehrere Gesundheitseinrichtungen an unterschiedlichen Standorten sind möglich.
Gesundheitseinrichtungen dienen der Gruppierung von Organisationseinheiten. -
Organisationseinheiten
Schichtzeiten werden je Organisationseinheit festgelegt.
Für jeden Mitarbeiter wird festgelegt in welchen Organisationseinheiten er eingeplant werden darf.
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Qualifikation
Jeder Mitarbeiter hat eine Qualifikation (Fachfrau Gesundheit, Pflegefachfrau HF, Privatwache. ...).
Ergänzende Angaben wie Aus- und Weiterbildungen, bisherige Arbeitsorte, ... können im Profil erfasst werden.
Registrationsprozess
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1. Einladen
Manager lädt neuen Benutzer ein. Dieser erhält eine Mail und optional eine SMS.
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2. Profil ausfüllen
Eingeladener Benutzer füllt sein persönliches Profil aus. Sobald das Minimum erfasst ist, wird der Manager informiert.
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3. Ergänzen
Manager ergänzt das Profil u.a. mit Einsatzorten.
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4. Validieren
- Benutzer wird per E-Mail informiert
- Kann nun seine Aufgaben wahrnehmen
Mitarbeiter kennen - Profil
Im Mitarbeiterprofil können diverse Informationen hinterlegt werden: abgeschlossene Aus- und Weiterbildungen, Berufserfahrung, IT- und Fremdsprachenkenntnisse . Die Informationen werden erstmalig während der Registration erfasst.
Für jede Poolressource kann individuell festgelegt werden, in welchen Organisationseinheiten sie als Fachkraft eingesetzt werden kann.
Poolmanager legen fest, welche strukturierten Mitarbeiter Informationen die verschiedenen Benutzerrollen einsehen und bearbeiten dürfen.
Datenschutz
- Jeder Benutzer sieht nur die für ihn notwendigen Daten.
- Der Zugriff auf die Webapplikation erfolgt verschlüsselt.
- Der Server steht in der Schweiz.
- Es besteht die Möglichkeit, den Zugriff auf umfangreiche Personallisten ausschliesslich aus dem internen Netzwerk der Gesundheitsorganisation zu erlauben.
- Fehlgeschlagene Loginversuche werden aufgezeichnet.
Weitere Funktionalitäten
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Zeiterfassung
Optionales Feature -
Hilfe
Supporttickets und FAQ -
Datenaustausch
Dateien sicher teilen -
Auswertungen
Export nach Excel -
Schnittstellen
SAP, HR möglich
Kontakt und Auskunft
hospital-pool GmbH
Seestrasse 16
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+41 44 941 22 44
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